Rencontres virtuelles – votre présence à l’écran

« Très bien, M. DeMille, je suis prête pour mon gros plan. »

– Gloria Swanson (dans le rôle de Norma Desmond, Boulevard du crépuscule)

Au risque d’énoncer une évidence, la pandémie de COVID-19 a changé la façon dont nous exerçons nos activités, y compris la façon dont nous tenons des réunions avec les employés, les secteurs, les partenaires et les clients. Zoom, Skype, Microsoft Teams et d’autres plateformes de réunions virtuelles sont passés du statut d’outil secondaire à celui de nouvelle norme en matière de communication. Cette nouvelle norme s’accompagne de nouveaux défis.

Dans le cadre de notre engagement continu à offrir le meilleur soutien possible à nos conseillers et à nos clients, nous avons préparé quelques conseils sur la façon de tirer le meilleur parti d’un environnement virtuel lorsqu’il est question de rencontrer des gens. La relation personnelle avec les autres n’est pas la même dans le cadre d’une séance par vidéo que dans celui d’une rencontre en personne, mais elle demeure présente. Si vous cherchez une nouvelle perspective, exercez-vous et apprivoisez cette nouvelle façon de tenir des réunions; les relations seront authentiques et réelles.

Que vous soyez moyennement à l’aise avec votre présence virtuelle, que vous soyez entièrement à l’aise d’établir des liens dans l’espace virtuel ou que vous soyez réticent à utiliser les outils virtuels, nous voulons vous offrir des conseils pratiques sur la façon de tirer le maximum de votre temps de réunion virtuelle. Vous êtes sur le point d’aller sur scène (pour ainsi dire) et tous les yeux seront tournés vers vous.

Considérez votre réunion virtuelle comme un film ou une production scénique – travaillez à la mise en scène. Tenez votre réunion dans un espace tranquille, avec un arrière-plan qui n’est pas distrayant et qui ne révèle rien de trop personnel. Une chambre ou une cuisine encombrée, avec de la vaisselle sale, un tas de linge ou un lit défait, ne projette pas l’image idéale.

Le meilleur environnement est un bureau à domicile professionnel. Cela favorise le sentiment d’être pleinement présent lors de vos réunions, d’être à l’abri des distractions et d’être en mesure d’accorder toute votre attention aux personnes que vous rencontrez. Améliorez votre mise en scène avec des plantes ou des fleurs, des œuvres d’art ou des bibliothèques – et évitez d’avoir des portes ouvertes dans le champ de vision de votre caméra.

De nombreuses plateformes de réunion vous permettent de personnaliser votre arrière-plan. Cela peut être un bon deuxième choix si vous n’avez pas de bureau professionnel. Lorsque vous choisissez un arrière-plan virtuel, utilisez quelque chose qui n’est pas distrayant. Certains des meilleurs choix sont en fait les bureaux ou les motifs ennuyeux et fades, ou les photos des bâtiments ou des terrains du siège de votre entreprise. Quel que soit le contexte que vous choisissez, l’accent doit être mis sur vous et non sur ce qui se passe derrière vous.

Préparez-vous en vue de vos réunions virtuelles de la même manière que vous le feriez pour un rendez-vous dans un bureau : prenez une douche et rasez-vous, maquillez-vous si cela est convenable et si vous le souhaitez, et coiffez-vous de manière à rehausser votre apparence devant la caméra. Vous pouvez essayer différents styles de coiffure, de maquillage et d’accessoires pour voir comment ils paraissent à la caméra. Ne portez rien de trop volumineux ou de trop distrayant, en particulier de grosses boucles d’oreilles susceptibles d’attirer l’attention de vos interlocuteurs ou des bracelets qui font du bruit lorsque vous bougez la main ou le bras.

Si vous portez normalement un complet lors des réunions en personne, il peut sembler vraiment étrange ou anormal de mettre un complet pour une réunion virtuelle. Après tout, la personne avec qui vous interagissez sait que vous êtes dans un bureau à domicile. Optez pour un style décontracté chic – par exemple, une chemise ou une blouse à col, avec soit une veste, soit un cardigan ou un chandail habillé. Pour les réunions moins officielles, vous pourriez vous contenter d’une chemise à col, d’une blouse ou d’un chandail habillé. Évitez les hauts sans manches ou avec un col en V plongeant.

La plupart des motifs subtils s’affichent bien à la caméra, mais les rayures et les motifs particulièrement lumineux ou lourds peuvent être distrayants. S’habiller tout en blanc ou tout en noir peut aussi compliquer le réglage de la luminosité et rendre votre visage plus difficile à voir. Essayez différentes couleurs et différents motifs et déterminez ce qui vous convient.

Assurez-vous d’être entièrement habillé – de la tête aux pieds – pour vos réunions virtuelles. Quelque chose d’inattendu pourrait se produire et vous pourriez avoir à vous lever rapidement. Si vous portez un bas qui n’est pas approprié pour une réunion professionnelle (comme vos pyjamas favoris à motif de dessin animé… ou, pire encore, rien que vos sous-vêtements), vous pourriez regretter votre décision.

Quelque chose à garder à l’esprit… Les efforts à déployer par rapport à votre apparence ne se limitent pas à votre allure ou à l’image que vous projetez pour les autres. Il s’agit aussi de la façon dont vous vous sentez, ainsi que de l’énergie et de la confiance que vous apportez à une réunion virtuelle. Si vous êtes confiant, vous projetterez un professionnalisme authentique. Cette authenticité est ce qui compte le plus quand vient le temps d’établir des rapports avec d’autres personnes.

Lorsque vous réfléchissez à la qualité audio, pensez à l’acoustique dans la pièce où vous tenez des réunions. Les planchers en bois franc et les murs nus peuvent produire des échos et des réactions acoustiques, ce qui peut rendre votre voix nasillarde ou aiguë. L’ajout d’un tapis dans la pièce peut contribuer à réduire l’écho et à ajouter de la chaleur à votre voix.

Bon nombre d’entre nous ont un fauteuil à roulettes dans notre bureau. Cela peut être un problème si vous avez un plancher dur – le bruit d’un fauteuil à roulettes peut être tonitruant dans le cadre d’une réunion virtuelle. Vous pouvez garder votre fauteuil immobile pendant l’appel ou mettre un tapis sous votre chaise pour couper le son.

Assurez-vous qu’il n’y a pas de lumière vive provenant directement de derrière vous. Une lumière provenant de derrière vous baignera votre visage dans l’ombre, de sorte que personne ne pourra voir vos expressions ou vos yeux. S’il y a une fenêtre derrière vous, évitez les stores vénitiens ou les volets de plantation, car ils perturberont le réglage automatique de la lumière de votre caméra. L’idéal est d’utiliser un rideau ou un store.

En règle générale, il ne faut pas combiner différentes sources de lumière. L’utilisation de la lumière naturelle provenant d’une fenêtre devant vous ou juste à côté de vous peut convenir, mais il vaut mieux ne pas ajouter une source de lumière artificielle. La source de lumière optimale est une lampe à DEL placée derrière vous ou juste à côté de votre caméra, directement orientée vers votre visage.

La lentille de votre caméra est un pont entre vous et votre public, alors assurez-vous de la garder propre et bien placée. Pour une prise de vue idéale, gardez votre caméra légèrement au-dessus du niveau de vos yeux et sur une surface plane, de sorte que vous regardiez directement l’objectif. Si la caméra est pointée vers le haut, cela donne l’impression que vous dominez les autres participants à la réunion, et si elle pointe vers le bas, vous risquez de paraître petit ou enfantin. Vous devriez aussi placer votre caméra à un peu plus qu’une longueur de bras. C’est la distance habituelle que nous gardons entre nous lorsque nous nous parlons en personne, et elle convient aussi pour les interactions virtuelles. Cela vous aidera aussi à éviter que votre tête paraisse surdimensionnée et hors contexte.

Assurez-vous que votre audio et votre vidéo sont éteints avant de vous joindre à une réunion. Tout comme vous pouvez prendre une minute pour vous recueillir et vous ressaisir avant d’entrer dans une réunion, attendez de pouvoir vous projeter de la façon la plus professionnelle possible avant d’allumer votre micro et votre caméra. Vous pouvez même effectuer un essai virtuel rapide afin de vous assurer que tout est configuré comme vous le voulez. Vous n’avez qu’une seule chance de faire une première impression, alors faites en sorte qu’elle soit forte.

L’établissement d’un bon contact visuel lors d’une réunion virtuelle est très puissant. Il nous permet d’informer les autres que nous sommes dans le moment avec eux et qu’ils reçoivent toute notre attention. Dans le cadre d’une réunion virtuelle, cela signifie que vous devez concentrer votre regard sur la caméra entre 40 et 60 % du temps, ce qui est également la recommandation pour établir un contact visuel en personne. Vous devrez résister à l’envie de regarder l’écran de votre ordinateur, et il pourrait vous falloir du temps pour vous y habituer.

Essayez de placer une paire d’yeux (tracés sur du papier, pas de vrais yeux!) juste au-dessus de la lentille de votre caméra, ou encore de fixer la photo d’une personne que vous aimez ou que vous respectez juste derrière votre caméra. Vous aurez ainsi l’impression de parler à quelqu’un lorsque vous regarderez la caméra. Réduisez votre fenêtre vidéo lors des réunions virtuelles et placez-la dans la partie supérieure centrale de votre écran afin que lorsque vous rompez le contact visuel et regardez les autres participants de la réunion, votre regard demeure dans le champ de la caméra et vos interlocuteurs aient l’impression qu’ils ont votre attention même quand vous ne les regardez pas directement dans les yeux.

Les indices non verbaux sont tout aussi importants lors des réunions virtuelles que lors des réunions en personne. Votre posture assise lors d’une réunion virtuelle devrait être la même que pour les réunions en personne – tenez-vous droit, comme si vous aviez une ficelle attachée au haut de votre tête qui vous tirait vers le haut. Pour les réunions virtuelles, gardez les épaules baissées, détendues et alignées directement vers la caméra. Si votre alignement est ne serait-ce que légèrement décalé, cela suggère que vous êtes distrait par autre chose. Évitez de mettre vos coudes sur votre bureau ou de vous affaler, même si cela peut être fatigant lorsque vous avez plusieurs réunions virtuelles au cours d’une journée. Essayez de ne pas croiser les bras devant vous, car cela donne l’impression d’être fermé et de résister à la conversation.

L’utilisation de gestes occasionnels peut faire en sorte que votre présence soit plus multidimensionnelle. Assurez-vous simplement qu’ils sont intentionnels, un peu plus lents que d’habitude (un trop grand nombre de mouvements rapides peut sembler brusque) et appropriés. Gardez vos mouvements détendus et ouverts. Songez à montrer la paume de vos mains – cela peut être un signe de crédibilité et d’ouverture. Évitez de serrer trop fort vos mains devant vous ou de vous tordre les mains, car cela peut être interprété comme un signe de nervosité.

Il peut être incroyablement distrayant d’avoir devant vous la vidéo d’autres personnes et la vôtre. Il est donc important d’être véritablement engagé. L’utilisation d’affirmations verbales comme « oui », « d’accord » ou « umm hmm » peut être délicate, parce que votre audio peut interrompre l’autre interlocuteur ou être réglé en mode sourdine. Hocher la tête en signe d’affirmation, sourire lorsque vous êtes d’accord et pencher légèrement la tête pour montrer que vous écoutez peuvent être d’excellents indices non verbaux qui montrent que vous êtes engagé et concentré, mais qui n’interrompront pas les autres participants.

Une dernière chose à retenir est votre voix. Vos habitudes vocales générales deviennent beaucoup plus perceptibles lorsqu’il manque certains des autres indices physiques des interactions en personne. Portez attention au volume de votre voix – vous parlez seul dans une pièce. Maintenez le volume à des niveaux conversationnels normaux. De plus, vos inflexions, ou la montée et la descente de votre voix, peuvent révéler de la confiance ou de l’incertitude, selon votre ton. Si vous utilisez une inflexion descendante à la fin d’une phrase, votre déclaration résonne avec plus de puissance et de confiance. Une inflexion ou une intonation croissante ressemble à une série de questions et donne l’impression que vous doutez de ce que vous dites.

Assurez-vous de parler lentement, peut-être même plus lentement que vous le feriez pour une interaction en personne. Lorsque les réunions virtuelles sont truffées de mots bouche-trou (qu’on appelle les marqueurs, comme « hum », « euh » et « donc »), le message peut, euh, perdre de sa, disons, puissance. Le seul moyen sûr de réduire le nombre de mots bouche-trou est de ralentir, de prendre de grandes respirations et de vous préparer.

Ce ne sont là que quelques-unes des façons dont vous pouvez améliorer votre présence professionnelle lors de la tenue de vidéoconférences et de réunions virtuelles. Ces conseils peuvent vous aider à accroître votre confiance et à créer des liens plus authentiques avec les clients, les collègues et les personnes influentes. L’interaction virtuelle est un moyen d’établir des liens lorsque la présence physique n’est pas possible, un moyen d’élargir la portée de l’établissement et du maintien de relations. Notre capacité en matière d’établissement de rapports dans le monde d’aujourd’hui est vraiment incroyable.

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